Burak ERGUN

Intranet ile Neler Yapabiliriz?

admin — Tue, 07 Jul 2009 12:56:38 +0000

İntranet, şirket yöneticileri ve yönetimin gereksinim duyduğu finansal verilerden kuruluştaki çalışma gruplarının planlanmasına ve çalışan kayıtlarındaki tüm ayrıntılara dek uzanabilir. Satış sonrası hizmetler için müşteri bilgileri ve müşteri kartları tutulabilir. Şirket içi haberleşme ve yeni duyurular yayınlanabilir. Kısacası yönetimin şirket içinde yayınlanmasını istediği her şeyi intranette oluşturabilirsiniz.

Kullanımı herkese açık olan İnternet standartlarından ve teknolojilerinden yararlanma düşüncesi, son yıllarda oldukça hızlı gelişmiş olan intranet uygulamasının kaynağını oluşturmuştur. Tıpkı örgüt dışındakilerin erişimine açık bir internet sitesi hazırlar gibi, şirket içinde işlemek üzere bir intranet kurulabilir. Günümüzde İnternet, bilişim teknolojisi yöneticileri açısından çeşitli sorunların ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Çünkü tüm koruyucu önlemlere karşın yeterince denetlenemeyen bir olgu olarak internet bütün dünyanın erişimine açık durumdadır. İntranet, internet´in en iyi özelliklerinden yararlanma ve sakıncalarını dışarıda bırakma temeli üzerine kurulmuştur. Bu açıdan intranetler daha güvenli, denetlenebilir ve belirli amaçlara yönelik olmaları açısından internet´ten ayrılırlar.

İntranet, herhangi bir ağda olduğu gibi dosya dizinlerini depolar ve kaynak paylaşımını sağlar. Bir düzey yukarı çıkıldığında, iletiler, haritalar ve ayrıntılı bilgilerin kullanımını sağlayan ve bunları, gereksinimi olan kişilere dağıtıp gösteren bir yayım kaynağına dönüşür. Kalite yönetim sistemlerinde ağırlıklı olarak kullanılan intranet sistemleri, en güncel talimat, form yada prosedürlere ulaşmayı sağlayarak kalite sisteminin işlemesine de yardımcı olmaktadır.

Üretim artışı, kayıpların azaltılması ve daha verimli iletişim ile ilgili uzun dönemli yararları nedeniyle, yeni teknolojilerin çoğu, kuruluşlar dünyasında kendilerine bir yer bulmakta, fakat bunlardan çok az bir bölümü intranet kadar belirgin ve hızlı parasal kazanç sağlayabilmektedir. İntranet önerisinin en anlaşılır ve çekici yanlarından biri, düşük maliyettir. Genel iletişim stratejisinin bir parçası olarak intranet, gelişim için büyük bir potansiyel ve sağlam bir strateji sunar. İçeriğin denetlenmesiyle, kurumsal verilerin niteliği ve kullanılabilirliğinde büyük gelişimler sağlanabilir; aynı zamanda gizli ve önemli verilerin yönetimi ve izlenmesi de oldukça kolaydır. Sunucuda saklanan sayısal verilere erişimin artması, gereksiz belge trafiğinin azalması, birbirlerini tanıması gereken kişiler arasındaki etkileşimin hızlanması ve verimliliğin artması anlamına gelir. İnternet´ten farklı olarak intranet, yararı belirgin olan alanlarda doğrudan yatırım yapmak için kurumsal bir gereç olarak kullanılabilir. En yalın biçimiyle intranet, bir kurumun bilişim teknolojileri altyapısının maliyetini doğrudan ve kayda değer düzeyde düşürecektir.

Mimari açıdan bakıldığında intranet geçit yollarıyla (gateway) diğer networklere bağlanabilir. Bunların temel kuruluş amaçları, kuruluş bünyesinde bilgileri ve bilgi işlem kapasitesini paylaşmaktır. İntranetler, şirket içi tele-konferans uygulamalarında ve farklı birimlerdeki kişilerin bir araya gelebildiği iş gruplarının oluşturulmasında da kullanılır. İntranetler üzerinden http, ftp, smtp vb. pek çok protokol uygulamaları çalıştırılabilir. Günümüzde, intranetler içinde, web erişimiyle kaynakların kullanımı oldukça yaygındır. İnternet’tekine benzer biçimde bu iletişim ağı üzerinde de TCP/IP protokolü çalışır. Elektronik belgeler html dili sayesinde HyperText bağlantılarıyla ilişkilendirilir ve bu özellikte olan belgeler arasındaki iletişim de http protokolüyle sağlanır.

E-Şirket Modeli

admin — Tue, 07 Jul 2009 12:55:04 +0000

Bilgi ve iletişim teknolojilerinin hızlı gelişimine bağlı olarak teknolojiyi izlemek ve kaynakları en etkin biçimde kullanmak kurumların başlıca ihtiyaçları haline geliyor. Bu ihtiyaçları karşılamak üzere kuruluşların izledikleri en önemli yöntemlerden birisi de e-dönüşüm’ü ne derecede geçekleştirdiklerine bağlı oluyor.

Günümüzün rekabetçi ortamında “e-dönüşüm” projelerini başarıyla gerçekleştiren ve buna bir rekabet unsuru gözü ile bakarak büyüme ve karlılık stratejileri ile bütünleştiren şirketler sürdürülebilir bir farklılık yaratarak rakiplerinin önüne geçiyor ve pazar paylarını artırıyor.

Genel olarak bakıldığında, e-dönüşüm; şirketlerin iş hedefleri doğrulutusunda, süreçlerini elektronik ortama taşıyarak, faaliyetlerini maaliyet tasarrufu sağlayarak daha etkin ve verimli bir şekilde yapmak ve bu yeni iş yapış şekli için gerekli kültürel değişimi gerçekleştirmek üzere izlenen yöntemler olarak tanımlanıyor.

Böyle bir kurumsal e-Şirket Modeli’nin temel bileşenleri ise tamamen iş süreçlerini (Business Process) bu ortama taşımaktan geçiyor. Günümüzün modern iş dünyasında ana iş uygulamaları çatısı altında toplanan Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) yazılımının tedarikçiden müşteriye, çalışandan üst düzey yöneticiye kadar bütün zincirde yer alanları bütünleştirici olması ve iş sonuçlarının müşteri gereksinimlerine zamanında ve kaliteden ödün vermeden en rasyonel (uygun maliyetli) şekilde yanıt vermesi bekleniyor.

Kurumsal Kaynak Planlaması’nın önemli bileşenleri olarak Tedarik Zinciri Yönetimi (SCM) ve Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) yapısal olarak bünyesinde birçok e-iş modelini içeriyor. Örneğin; e-satınalma (B2B, B2C), e-ihale, mobil iletişim, çağrı merkezleri (call center), e-eğitim, enterprise portal vb uygulamalar artık şirketlerin değişen müşteri gereksinimlerini karşılayabilecek çözümler için sürekli olarak geliştiriliyor. Diğer yandan bu iş süreçlerini İş Zekası (BI) ile bütünleştirerek karar destek sistemleri ile iş ve finans uygulamalarını tek bir platform üzerinde şirket misyon ve vizyonundan hareketle stratejilerini belirleyen, iş süreçlerinde mükemmelleşen, iş modelleme, performans ve analiz etme süreçlerini etkin bir şekilde kullanarak ürün ve çözümler sunan şirketler geleceğin e-Şirket Modeli’nin temelini oluşturuyor.

Tüm bu uygulamalar, işin odağında yer alan çalışanları da daha verimli ve etkin çalışmaya zorluyor. Toplumun bir bireyi olarak; e-şirket, e-devlet ve e-toplum arasından kalan insanın artık bu değişimi gerçekleştirmek ve kendisine düşen görevleri kurallarına göre yapabilmek için “e-insan” kimliğini kazanması gerekiyor. Ne olursa olsun herşey insanın daha iyisini yapma ve daha iyi olma içgüdüsü ile birleşince tüm bunların toplumların refahını artırıcı uğraşlar olması bizleri sevindiriyor…

Ne dersiniz, insan ne zaman e-insan olabilecek? Yoksa e-devlet, e-toplum, e-şirket üçgeninde gittikçe sıkışan insan bu süreçleri yaşamaya başladıkça ister istemez kendiliğinden e-insan özelliklerini mi kazanmaya başlayacak? Aslında gün geçtikçe e-insan oluyoruz da farkında mı değiliz?…

Toplam Kalite Yönetimi (TKY- TQM) ve Kurumsal Kaynak Planlama (KKP- ERP) İlişkisi

admin — Tue, 07 Jul 2009 12:52:20 +0000

TQM ve ERP sistemleri arasındaki ilişki ile ilgili bu yazıyı hazırlama aşamasında öncelikle konu üzerine dünyada neler yazılıp çizilmiş araştırmak istedim. Şaşırtıcı bir şekilde bu iki kavrama ilişkin çok az şey yazıldığını gördüm. İnternet üzerinde tek olarak “Total Quality Management (TQM)” veya “Enterprise Resource Planning (ERP)” anahtar kelimeleri ile arama yaptığınızda çok sayıda ciddi kaynağa ulaşabiliyorsunuz. Fakat iki konuyu birlikte ele almış çok az sayıda içerik var.

Oysaki ilk bakışta birbirinden ayrı görünen bu iki kavram günümüzde artık iç içe geçmiş durumda. Bu iki kavramın bu kadar bağımsız düşünülmesinin sebepleri ayrı bir yazı konusu olabilir. Bu yazıda asıl vurgulamak istediğim toplam kalite yönetimini (TKY- TQM) uygulayan veya hedefleyen şirketler için ERP ya da Türkçe adıyla kurumsal kaynak planlama yazılımlarının artık bir zorunluluk halini aldığıdır.

İsterseniz TQM ve ERP arasındaki ilişkiyi her iki kavramında temelinde bulunan değer ve prensipleri karşılaştırmalı inceleyerek ortaya koymaya çalışalım çalışalım.

Müşteri odaklılık

Toplam kalite yönetiminin temel prensipleri arasında müşteri odaklılık en başta gelir. Müşteri odaklılık ile kastedilen ise müşteri ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlamak ve müşteri tatminini sürekli geliştirmeye çalışmak şeklinde özetlenebilir. ERP sistemlerinin avantajlarını incelediğimizde yine aynı olguyu en başta görürüz. Müşteriyle olan diyalogu kayıt altına almak dolayısıyla anlaşmazlıkları en aza indirmek ve müşteriyi sistemli bir şekilde dinlemek, müşteri taleplerine daha kısa sürede cevap verebilmek, müşteriye sunulan hizmetlerin kalitesinde artış başarıyla uygulanmış bir ERP sisteminin avantajları arasında yer alır.

Takım Çalışması

Yine toplam kalite yönetimi temel prensiplerine göre bir işletmede süreçlere tam katılım ve süreçler üzerinde ekip çalışması oluşturulmalıdır. Herhangi bir ERP projesinde başlangıç noktası süreçleri tanımlamak ve şirkette departmanlar üstü bir proje takımı oluşturmak olacaktır. Ekip çalışmasında ana amaç işletmenin tüm bölümler ve personel tarafından bir bütün olarak görülebilmesini, dolayısıyla birbirinden ayrık duran alt süreçlerden ziyade bütünleşik üst süreçlere odaklanılması sağlamaktır. Başarıyla hayata geçirilmiş bir ERP projesinde tüm departmanlar birbirinin ihtiyaçlarını daha iyi kavrar. Veri alışverişi merkezi bir veri tabanı üzerinde ve çoğunlukla insan eli değmeden gerçekleştiği için verinin doğruluğu ve güvenilirliği artar. Dolayısıyla ERP sayesinde şirket faaliyetlerini birbirinden bağımsız bölümler halinde değil bir ekip olarak yürütmeye zorlanacaktır.

Sürekli İyileştirme

Yine toplam kalite yönetimi temel prensipleri arasında yer alan sürekli iyileştirme ERP yazılımı uygulayan bir işletmede doğal olarak sağlanır. İyi bir ERP yazılımı seçimi yapmış bir işletme bu yazılımla birlikte aslında pek çok en iyi uygulamayı (best practice) miras alır. Ayrıca ERP yazılımının bakım ve versiyon yükseltmelerini düzenli sürdürmesi halinde yazılım, şirketin gelişimine katkısının sürekliliği sağlanır.

Tedarikçi İlişkileri

Tedarikçi bilgilerinin güncel ve sağlıklı tutulması, analizi, tedarikçi değerlendirme yine TQM uygulamalarında önemli yere sahip olup hemen hemen tüm gelişmiş ERP sistemlerinde bu konulara özelleşmiş uygulamalar mevcuttur.

Doğru güvenilir veri ve İstatistiki analiz

Toplam kalite yönetimi için üretim verisi (ürün ağaçları, rotalar), kalite kontrol kriterleri ve değerleri, ürünler hakkında müşteri şikayetleri, iş emri verileri gibi pek çok önemli bilginin sistematik bir şekilde oluşturulması, toplanması, analiz edilmesi ve değerlendirilmesi kilit öneme sahiptir. Günümüz hızlı üretim koşullarında gelişmiş bir ERP sistemi olmadan bu verilerin doğru ve güvenilir bir şekilde oluşturulması neredeyse imkansızdır.

Sonuç

Günümüzde toplam kalite yönetimini alınması zorunlu bir belgenin çok ötesinde, bir yönetim biçimi olarak algılayan ve tam anlamıyla uygulamak isteyen işletmeler için ERP yazılımı yatırımı kesinlikle bir zorunlulukdur. Aksi halde kurumda toplam kalite yönetimini sağlamak çok daha maliyetli bir iş halini alacaktır. Henüz TQM ve ERP uygulaması yapmamış işletmelerin her iki projeye de aynı anda başlaması ve entegre projeler olarak görmesi en yüksek getiriyi sağlayacaktır. Bir ERP seçme aşamasında bulunan firmaların TQM prensiplerini gözeterek bu seçimi yapmalarını öneriyorum. Seçecekleri yazılımın sadece bugünkü ihtiyaçlarına cevap vermesini yeterli değildir. Sürekli iyileştirme prensibi çerçevesinde gelecek ihtiyaçlarını da karşılayacağına ikna olmaları gerekir. Ayrıca yazılımın esnek olması ve süreçlerde oluşacak revizyonlara kolaylıkla ayak uydurmasını sağlayacak altyapıya sahip olması gerekir. Yine TQM ve ERP gereklerini iyi bilen bir danışman ekiple çalışmak da işin önemli anahtar başarı faktörleri arasında yer alır.

Kaynak : Bilgiyonetimi.org

Intranet’in Kurumsal Yapı Üzerindeki Etkileri

admin — Tue, 07 Jul 2009 12:50:15 +0000

İntranet yapısının temelini oluşturan bilişim teknolojisi işletmelerin kurumsal yapısı üzerinde doğrudan ve dolaylı etkiler meydana getirir. Bilişim teknolojisinin gelişmesi, buna bağlı olarak da iletişimin, bilgi saklanabilirliği ve paylaşabilirliğinin, araştırma ve geliştirmede de gelişmeyi ortaya çıkarır. Zaman ve alan kavramlarını minimuma indirerek hayatı kolaylaştırmaktadır. İntranetten yararlanmakta olan işletmelerin örgütsel yapıları da bilgisayar ağlarının etkisini işletmeye uyarlamak için sürekli değişmektedir. İntranet, uluslar arası rekabette, yeniden yapılanmada, kalite yönetim sisteminin uygulanmasında yardımcı olmaktadır. İntranetlerden oluşan bilgisayar ağları yalnızca işletme birimlerinin kaynaşmasını değil, aynı zamanda işletmelerin hizmet ve kalite sistemlerinin düzgün bir şekilde yürümesini sağlamaktadır.

İnternet teknolojilerinin intranet ortamında uygulanması, bir şirket içerisindeki bilginin kullanımı ve değerini arttırır. İntranet’in diğer en büyük başarısı ise, kâğıt gereksinimini ve gereksiz kâğıt sarfiyatını azaltmasıdır. Şirketlerde, stratejik bilgi yönetimini en iyi biçimde gerçekleştirmek için şu sıralamayı yapabiliriz.
-Gereksinimleri belirlemek,
-Araçları seçmek,
-Deneme çalışması yapmak,
-Uygulamaya geçmek,
-Yapılanları incelemek.
Bunları gerçekleştirme deki en başarılı araç intranettir. İntranetin şirketlere sağladığı yararlardan başta olanı, yayımcılık tekniklerinin kolaylıklarından yararlanılarak bilgi sunumlarının anında güncellenmesidir. İntranetler ana sunucudaki bilgilerin güncellenmesini sağlayacak yapıdadırlar. İntranetin başarısı, işletmedeki satış ve pazarlama, insan kaynakları, mühendislik, kalite, finans gibi birimlerin desteğine bağlıdır. Her bir departmanın, intranet verilerinin hazırlanmasında ve yönetimi konusunda sorumluluk alması gerekmektedir. Kullanıcılar için sağlanan önemli bir üstünlükte, formların ve prosedürlerin en güncel hallerine erişebilecek olmasıdır.

Intranet Nedir?

admin — Tue, 07 Jul 2009 12:48:55 +0000

İntranet, internet yöntemlerinden yararlanılarak oluşturulmuş, bir kurum ya da firma bünyesindeki özel ağ olarak tanımlanabilir. İntranet için kısaca kurum içi ağ ya da “özel web” denilebilir. Internet üzerinde geliştirilmiş standart teknolojileri ve protokolleri kullanan intranet, yalnızca kuruma özgüdür. İntranet, internet´in örgüt gereksinimlerine indirgenmiş ve verimli olarak yönetilip denetlenebilecek duruma getirilmiş biçimi olarak da adlandırılabilir. Bir intranet, aynı teknolojiyi ve yapıyı temel alan özel bir internet gibidir ama yapısının tümü tek bir örgütle bağlantılıdır.

İntranetlerin temel hedefi, çalışanlar arasında kesintisiz iletişim ve işbirliği sağlayabilmektir. Önceleri, bilgi kaynakları, birbirinden ayrı alanlarda saklanmakta ve yalnızca o alanda çalışan kişilerin erişimine açık tutulmaktaydı. İntranet ortamında ise kullanıcılar, çeşitli veritabanlarına, raporlara ve işleriyle ilgili değişik bilgilere, tek bir ara yüz üzerinden ulaşabilirler. Geçmişte intranetler, bilgi teknolojileri birimlerinin üzerinde çalıştıkları bir proje olarak algılanmıştır. Bugün ise intranet, bir kurumun teknolojik yapısındaki en önemli ve en stratejik olgu durumuna gelmeye başlamıştır.

Kalite Yönetim Prensipleri

admin — Tue, 07 Jul 2009 12:45:54 +0000

ISO 9001 standardı Uluslararası Standard Organizasyonu(ISO) tarafından ululararası Standard olarak yayınlanan ve halen Avrupa Topluluğu ülkeleri ile birlikte birçok ülkede Belgelendirme modeli olarak uygulanmakta olan bir uluslar arası Kalite Yönetim Standardıdır ve 8 Kalite Prensibine dayanmaktadır.

*Müşteri Odaklılık: Kuruluşlar müşterilerine bağlıdırlar, bu nedenle müşterinin şimdiki ve gelecekteki ihtiyaçlarını anlamalı, müşteri şartlarını yerine getirmeli ve müşteri beklentilerini de aşmaya istekli olmalıdırlar.

*Liderlik: Liderler, kuruluşun amaç ve idare birliğini sağlar. Liderler, kişilerin, kuruluşun hedeflerinin başarılmasına tam olarak katılımı olduğu iç ortamı oluşturmalı ve sürdürmelidir.

*Kişilerin Katılımı:Her seviyedeki kişiler bir kuruluşun özüdür ve bunların tam katılımı yeteneklerinin kuruluşun yararına kullanılmasını sağlar.

*Proses Yaklaşımı:Arzulanan sonuç, faaliyetler ve ilgili kaynaklar bir proses olarak yönetildiği zaman daha verimli olarak elde edilir.

*Yönetimde Sistem Yaklaşımı: Birbirleri ile ilgili proseslerin bir sistem olarak tanımlanması, anlaşılması ve yönetilmesi, hedeflerin başarılmasında kuruluşun etkinliğine ve verimliliğine katkı yapar.

*Sürekli İyileştirme: Kuruluşun toplam performansının sürekli iyileştirilmesi, kuruluşun kalıcı hedefi olmalıdır.

*Karar Vermede Gerçekçi Yaklaşım: Etkin kararlar, verilerin analizine ve bilgiye dayanır.

*Karşılıklı Yarara Dayalı Tedarikçi İlişkileri: Bir kuruluş ve tedarikçileri birbirlerinden bağımsızdır ve karşılıklı yarar ilişkisi, her ikisinin artı değer yaratması yeteneğini takviye eder.

Kalite Yönetim Sistemi

admin — Tue, 07 Jul 2009 08:32:26 +0000

oplam Kalite Yönetimi, tamamen müşteriye odaklanmış bir işletme kültürünü oluşturan tam bir yönetim sistemidir. TKY evrensel bir süreçtir. TKY bir grup etkinliğidir ve bireysel olarak gerçekleştirilemez. TKY’de hataları önlemek ve kaliteye ulaşmak, üst yönetimden, işçilere, tedarikçilerden üretim sürecinde görev alan tüm çalışanların sorumluluğudur.

Kuruluşlarda büyük bir rekabet gücü ve üstünlük sağlayan TKY, ancak tüm ilkeleri

(*müşteri odaklılık *üst yönetim liderliği *sürekli gelişme *tam katılım) ile benimsenip uygulanırsa kuruluşun dinamizmini ve yapısını geliştirmekte başarılı olur.